Frau schaut auf Tablet und erhält elektronische Post.

Ab 1. Januar 2027

E-Rechnung: Weniger Papier. Weniger Aufwand. Einfach digital.

Die Rechnungsstellung wird digital – auch für kleine Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2027 stellen auch wir unsere Rechnungen an Geschäftskunden vollständig auf E-Rechnung um. 

Was bedeutet das für Sie? Wie erhalten Sie Ihre Rechnungen und was müssen Sie dafür tun? Hier finden Sie die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung als PDF. Sie enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format. So können passende Programme die Informationen direkt lesen und weiterverarbeiten. 

Das spart Zeit, reduziert die manuelle Eingabe und macht die Ablage einfacher. 

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können, wenn sie Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen machen. Das gilt auch für kleinere Betriebe – zum Beispiel für Handwerksunternehmen, Einzelhändler, Büros oder Praxen.

 

Was bedeutet das für Sie?

Wichtig ist vor allem, dass Sie E-Rechnungen empfangen und bei Bedarf elektronisch weiterverarbeiten können. 

Wir machen es Ihnen dabei so einfach wie möglich: Sie erhalten Ihre Rechnungen von uns im ZUGFeRD-Format. Das ist eine E-Rechnung, die Sie wie gewohnt als PDF ansehen können. Gleichzeitig enthält sie die Rechnungsdaten in einem Format, das geeignete Buchhaltungsprogramme automatisch verarbeiten können.

Ihre Rechnungen stellen wir Ihnen außerdem als PDF in Ihrem Kundenportal-Postfach zur Verfügung.

ZUGFeRD oder X-Rechnung – was ist der Unterschied?

Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen. Zwei davon sind besonders verbreitet:

  • ZUGFeRD – die Rechnung zum Anschauen und Verarbeiten

     

    ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit einem eingebetteten Datensatz. Sie können die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen. Ihr Buchhaltungsprogramm kann die enthaltenen Daten zusätzlich automatisch auslesen.

  • X-Rechnung – die Rechnung für die digitale Verarbeitung

     

    Die X-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in strukturierter Form. Sie ist vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet und lässt sich nicht wie ein gewöhnliches PDF anzeigen.
     

Unser Weg: ZUGFeRD. 
So bleibt Ihre Rechnung gut lesbar und kann gleichzeitig digital verarbeitet werden.

Portrait von Frank Feustel. Frank Feuster, Abteilungsleiter Individualkundenvertrieb

Ab wann gilt die Umstellung?

Wir stellen unsere Rechnungen an Geschäftskunden zum 1. Januar 2027 vollständig auf E-Rechnung um. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Sie Ihre Rechnungen von uns nur noch digital, Papierrechnungen gibt es dann nicht mehr. 

Damit Sie gut vorbereitet sind, lohnt es sich, schon jetzt zu prüfen, ob Sie E-Rechnungen empfangen und speichern können. Fragen Sie bei Bedarf auch Ihren Steuerberater oder den Anbieter Ihrer Buchhaltungssoftware. 

  • Gut zu wissen

    Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Für bestimmte Fälle gelten Ausnahmen. 

    Dazu gehören beispielsweise Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen. Ob eine Ausnahme greift, hängt vom jeweiligen Geschäftsvorgang ab. 

FAQ E-Rechnung

Fragen & Antworten

  • Wie erhalte ich meine E-Rechnung von den Stadtwerken Flensburg?

    Sie erhalten Ihre Rechnung von uns im ZUGFeRD-Format an Ihre E-Mail-Adresse. Sie können das PDF wie gewohnt öffnen und lesen. Die eingebetteten Rechnungsdaten ermöglichen zusätzlich die digitale Verarbeitung mit geeigneten Programmen. 

    Außerdem stellen wir Ihre Rechnungen als PDF in Ihrem Kundenportal-Postfach zum Download bereit. 

  • Ab wann erhalte ich meine Rechnungen als E-Rechnung?

    Ab dem 1. Januar 2027 stellen wir unsere Rechnungen an Geschäftskunden vollständig auf die digitale Zustellung um. Sie erhalten Ihre Rechnungen dann nicht mehr auf Papier, sondern nur noch in elektronischer Form. 

  • Wie und wo hinterlege ich meine E-Mail-Adresse für den Erhalt von E-Rechnungen?

    Wenn Sie Geschäftskunde mit einem Jahresverbrauch von weniger als 100.000 kWh Strom oder 300.000 kWh Erdgas sind, senden wir Ihnen Ihre E-Rechnung automatisch an die bei Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse. Das ist die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich im Kundenportal der Stadtwerke Flensburg anmelden. Sind Sie noch nicht im Online-Kundenportal registriert, holen Sie das jetzt bitte schnellstmöglich nach. Mit der Registrierung wird Ihre E-Mail-Adresse dann automatisch für die E-Rechnung hinterlegt.  Möchten Sie Ihre E-Mail-Adresse ändern, ist das ebenfalls im Kundenportal möglich. 

    Sind Sie Geschäftskunde mit einem Jahresverbrauch von mehr als 100.000 kWh Strom oder 300.000 kWh Erdgas, haben wir unserem Ansprechpartner in Ihrem Hause per E-Mail einen individuellen Link für die Hinterlegung Ihrer Rechnungs-E-Mail-Adresse gesendet. Haben Sie diesen Link nicht erhalten, wenden Sie sich zur Hinterlegung einer E-Mail-Adresse gern direkt an Ihren Kundenberater. 

  • Muss ich für den Erhalt der E-Rechnung eine spezielle Software installieren?

    Zum Lesen des PDF-Dokuments benötigen Sie in der Regel keine spezielle Software. Wenn Sie die Rechnungsdaten automatisch weiterverarbeiten möchten, sollte Ihr Buchhaltungsprogramm das ZUGFeRD-Format unterstützen. 

    Am besten klären Sie vorab mit Ihrem Softwareanbieter oder Steuerberater, welche Möglichkeiten Sie bereits haben. 

  • Was muss ich jetzt tun?

    Prüfen Sie, ob Sie E-Rechnungen empfangen und digital ablegen können. Wenn Sie mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten, fragen Sie nach, ob sie das ZUGFeRD-Format unterstützt. 

    So sind Sie gut vorbereitet und können die Umstellung ganz in Ruhe angehen. 

  • Was passiert, wenn ich noch keine E-Rechnungen empfangen kann?

    Für inländische Geschäftsvorgänge besteht die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025. Deshalb sollten Sie zeitnah prüfen, wie Sie E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können. 

    Wenn Sie unsicher sind, welche Lösung zu Ihrem Betrieb passt, hilft Ihnen Ihr Steuerberater oder Ihr Softwareanbieter weiter. 

    Unser Tipp: Kümmern Sie sich frühzeitig darum. Dann bleibt die Umstellung überschaubar und Sie vermeiden unnötigen Aufwand.